In der Tür steht ein Kollege und will etwas wissen, Ihr Chef schaut mal kurz herein und möchte ein wenig plaudern, ein Mitarbeiter muss noch einmal nachfragen. Kein Zweifel: Gespräche im Berufsalltag sind wichtig. Sie sollten allerdings nicht überhand nehmen und zu einem Störfaktor werden, denn jedes dieser Gespräche reißt Sie aus der Konzentration und behindert damit Ihre Produktivität.
Deshalb gilt: Vermeiden Sie die zahllosen Arbeitsgespräche auf dem Flur zugunsten Ihrer eigenen Effizienz und der Ihrer Kollegen und Mitarbeiter.

Gesprächsflut eindämmen
Überlegen Sie kurz einmal, wie viele Gespräche Sie täglich führen. Und wie
viele davon sind geplant? Auf wie viele bereiten Sie tatsächlich vor? Sie werden
schnell feststellen, dass die meisten Gespräche zwischen Tür und Angel erfol-
gen. Unzählige Arbeitsgespräche „passieren“ einfach und laufen etwa nach
dem folgenden Schema ab:

Beispiel:
A: „Kann ich Sie kurz stören? Es geht um den Lieferanten Newand."

B: „Was ist mit dem?"

A: „Nichts. Ich möchte nur wissen, ob wir weitere Lieferanten ins Spiel bringen sollten, um Engpässe zu vermeiden."

B: „Warum erwarten Sie Engpässe?"

A: „Der Kollege Siener bekommt möglicherweise den Auftrag ..."

B: „Wann wird das entschieden?"

A: „Das weiß ich nicht."

B: „Gut, ich werde mit ihm sprechen. Ich muss jetzt los ..."

Was Sie tun können
Es gibt gute und einfache Möglichkeiten, spontane und unproduktive Gespräche zu vermeiden.

Maßnahme 1: klare Absprachen
Zu Nachfragen kommt es schnell, wenn Mitarbeiter nicht wissen, was sie genau tun sollen, keine Entscheidungsbefugnisse haben oder sich nicht trauen, selbst zu entscheiden. Mitarbeiter, die selbstständig und eigeninitiativ handeln, drängen Ihnen selten Ad-hoc-Gespräche auf. Achten Sie deshalb darauf, Mitarbeitern genau zu erklären, was Sie von ihnen erwarten. Machen Sie darüber hinaus deutlich, dass der Mitarbeiter selbst entscheiden kann und soll.

Maßnahme 2: Gesprächsthemen sammeln
Legen Sie für jeden festen Gesprächspartner, egal ob Chef, Kollege oder Mitarbeiter, eine Mappe an. Darin sammeln Sie die Themen, die Sie mit ihm besprechen möchten, und die dafür notwendigen Unterlagen. Dabei notieren Sie bereits präzise, was genau Ihr Gesprächsthema ist. Das hindert Sie daran, bei jeder Kleinigkeit den Kollegen aufzusuchen.

Maßnahme 3: feste Gesprächstermine
Vereinbaren Sie feste, regelmäßige Gespräche mit jedem direkten Mitarbeiter und jedem Kollegen, mit dem Sie intensiv zusammenarbeiten. Das muss nicht immer die „große“ Wochenbesprechung sein. Ein kurzer Austausch zu Beginn oder am Ende des Tages ist oft die bessere Alternative.
Mein besonderer Rat: Ohne feste Gesprächszeiten laufen Sie Gefahr, nur noch über Dringendes zu kommunizieren. Denn die Arbeitsgespräche auf dem Flur, die keiner mag und keiner Sache gerecht werden, finden meistens deshalb statt, weil etwas zeitlich dringend ist. Durch feste Gesprächszeiten geben Sie dem inhaltlich Wichtigen wieder Vorrang vor dem Dringenden. Richten Sie feste Termine auch dann ein, wenn es Ihnen im ersten Moment schwierig erscheint, sich die Zeit zu nehmen. Das erfordert mit Sicherheit weniger Zeit, als die Arbeitsgespräche zwischen Tür und Angel. Durch die Vorbereitung der Gespräche sowie die Konzentration darauf erhöhen Sie die Effizienz schlagartig.

Tipp:
Legen Sie kurz vor dem Gespräch nur noch anhand der Mappe die Prioritäten und die Abfolge der Themen fest und ordnen die Unterlagen in Ihrer Mappe entsprechend. Fordern Sie Ihre Gesprächspartner auf, ebenso zu verfahren. So stellen Sie sicher, dass Sie die wertvolle Gesprächszeit nicht mit Überlegungen, was es eigentlich zu besprechen gibt, vertun oder ein wichtiges Thema schlicht vergessen.

Maßnahme 4: Tür schließen
Wer seine Tür offenstehen lässt und auch noch so sitzt, dass er jeden Vorbeigehenden ansehen kann, lädt geradezu zu Unterbrechungen ein. Was nicht automatisch bedeutet, dass Sie den ganzen Tag die Tür geschlossen halten müssen. Es geht schlicht um die Frage, was Sie gerade tun. Erfordert die Aufgabe Ihre ganze Konzentration, bleibt die Tür geschlossen. Erledigen Sie Routinearbeiten und sind für eine kurze Unterbrechung vielleicht ganz dankbar, kann die Tür offen bleiben.

Mit diesen 4 Maßnahmen können Sie viele unnötige Gespräche verhindern. Bleiben noch die Kollegen, die beharrlich weiter an die Tür klopfen. Die Gründe sind unterschiedlich: Einige haben ein ausgeprägtes Mitteilungsbdürfnis, andere schlicht zu wenig zu tun oder sind auf der „Flucht“ vor Aufgaben, die sie nur allzu gerne loswerden würden.
In diesen Fällen hilft nur ein klares Wort. Machen Sie deutlich, dass Sie arbeiten wollen und unnütze Gespräche Sie stören. Kurzum: Sorgen Sie für einen guten Austausch zur richtigen Zeit. Vermeiden Sie aber unnötigen Smalltalk, wenn Ihnen die Zeit dazu fehlt.