1. Stellen Sie sich einen stressfreien Arbeitstag vor
Überlegen Sie sich, wie so ein Tag aussieht. Vergessen Sie dabei die Zeit vor Arbeitsbeginn und nach Feierabend nicht! Wann kommen Sie ins Büro? Welche Aufgaben erledigen Sie zuerst? Wie verbringen Sie Ihre Mittagspause? Welche Aufgaben kommen täglich vor – und wann erledigen Sie die? Wann machen Sie Feierabend? Was tun Sie, bevor Sie das Büro verlassen? Und wie verbringen Sie anschließend den Abend? Schreiben Sie sich diesen Ablauf auf und überprüfen Sie ihn regelmäßig (mindestens einmal monatlich, öfter ist besser). Wenn nötig, passen Sie ihn an. Lesen Sie ihn regelmäßig durch; Ihr Unterbewusstsein wird ihn als Plan erkennen und danach streben, diesem Ablauf zu folgen.

2. Machen Sie Pausen
Ich kann es nicht genug betonen: Pausen sind wichtig! Was manche als „verschwendete Zeit“ abtun, ist das genaue Gegenteil. Spätestens nach 90 Minuten ist eine kurze Pause fällig, und Ihre Mittagspause muss Ihnen heilig sein. In Pausenzeiten sammeln Sie neue Energie, die Sie für Ihre noch anstehenden Aufgaben brauchen.

3. Schreiben Sie sich eine To-do-Liste mit maximal 5 Punkten
Gewöhnen Sie sich an, auf Ihrer täglichen To-do-Liste maximal fünf Dinge zu notieren. Alles andere darf auf einem Schmierzettel oder in einem Dokument festgehalten werden. Aber die Liste, die Sie aktuell tatsächlich bearbeiten, sollte maximal fünf Einzelheiten enthalten. Damit verhindern Sie das Gefühl der Ohnmacht oder der Überforderung, das sich sonst schnell einstellt. Denn nichts lähmt mehr als der Anblick unzähliger Aufgaben, die alle erledigt werden wollen. Sind die fünf Dinge abgearbeitet, nehmen Sie sich die nächsten vor. So werden Sie das Büro abends deutlich zufriedener verlassen.

4. Setzen Sie Prioritäten
Dieser Aspekt hängt eng mit dem vorigen zusammen: Setzen Sie klare Prioritäten! Klären Sie das auch mit Ihrem Chef ab: Welche Aufgaben haben Top-Priorität? Was muss warten? Kümmern Sie sich um die Aufgaben, die wirklich wichtig sind. Oft genug klären sich Sachen von ganz allein – dann werden Sie froh sein, in diese keine Energie und Zeit investiert zuhaben.

5.Arbeiten Sie an einer Sache – nicht an 3 gleichzeitig!
Vermeiden Sie Multitasking! Weil Sie nach jeder Unterbrechung den Faden Ihrer Aufgabe neu aufnehmen müssen, brauchen Sie unterm Strich für jede einzelne Aufgabe länger. Natürlich lässt es sich nicht vermeiden, im Büroalltag unterbrochen zu werden (angefangen beim klingelnden Telefon). Aber kehren Sie nach der Unterbrechung zu der Tätigkeit zurück, die Sie vorher ausgeführt haben. Wenn Sie durch die Unterbrechung neue Aufgaben erhalten, notieren Sie sich diese – aber erledigen Sie sie nicht sofort.

6. Arbeiten Sie Ihrem Biorhythmus gemäß
Planen Sie Ihren Arbeitstag um Ihren persönlichen Biorhythmus herum (wann immer das möglich ist). Erledigen Sie Aufgaben, für die Sie Ihre volle Konzentration brauchen, wenn Sie sich am aktivsten und wachsten fühlen. Planen Sie Routineaufgaben und Kleinkram für Zeiten, in denen Sie eher unkonzentriert und müde sind. Beachten Sie dabei: Wichtige Aufgaben erledigen Sie am besten vor 12:00 Uhr. Erstens haben wir alle vormittags ein Hoch in unserem Biorhythmus (egal, ob wir Eulen oder Lerchen sind). Zweitens gehen Sie dann in die Mittagspause mit dem beruhigenden Wissen, schon ordentlich etwas geleistet zu haben.

7. Planen Sie störungsfreie Zeiträume ein
Überlegen Sie, wann Sie in Ihrem Arbeitsalltag einen Zeitraum für ungestörtes Arbeiten einplanen können, idealerweise vormittags! Dann suchen Sie sich eine Verbündete, die Ihnen in dieser Zeit den Rücken freihält. Vielleicht können Sie ein Tauschgeschäft abschließen: Sie bekommen die Stunde von 9 bis 10 Uhr, die Kollegin die Stunde von 14 bis 15 Uhr? Wenn Sie sich einig sind, informieren Sie Ihren Chef darüber. Sagen Sie ihm, wie wichtig dieses Zeitfenster für Sie ist, um Ihre wichtigsten Aufgaben konzentriert und effektiv zu erledigen. Auch Kolleginnen und Kollegen, die in dieser Zeit etwas von Ihnen möchten, vertrösten Sie freundlich, aber bestimmt auf „danach“. Mit der Zeit gewöhnen sich alle daran, und Sie werden diese Zeit sicher gut nutzen können

Aus: Assistenz & Sekretariat Inside (2018/05)
Chefredakteurin: Dunja Schenk