4.04.19

„Den Vormittag verbringt die alte Gräfin damit, Papier zu kaufen, eine Rohfassung zu entwerfen und diese zu korrigieren. Nach einem leichten Lunch ändert sie noch einmal die Rohfassung. Als sie den Brief schließlich ins Reine schreibt, stellt sie fest, dass sie sich beeilen muss – das Postamt schließt um 17 Uhr. Eine Minute vor 17 Uhr steht sie vor dem Schalter und gibt den Brief auf. Erschöpft, aber befriedigt kehrt sie dann nach Hause zurück. Sie hat ihr heutiges Pensum geschafft.“

Warum arbeiten wir unter Zeitdruck viel effektiver?
Sie wissen, worum es geht:  Die alte Gräfin benötigte nur deshalb einen ganzen Tag für den Brief, weil sie den ganzen Tag dafür zur Verfügung hatte. Viele von uns kennen den Teil der Geschichte auch aus dem eigenen Arbeitsalltag.

·         Kennen Sie beispielsweise die Tatsache, dass jeder normalerweise auch dann, wenn es zeitlich unmöglich scheint, eine Arbeit pünktlich zu Ende bringt? Haben Sie nicht auch oft Aufgaben buchstäblich „auf die letzte Sekunde“ beendet?

·         Oder wissen Sie, wie Sie – unter Zeitdruck – kreative Abkürzungen entdecken? Sich auf das Wesentliche konzentrieren?  Auf jeglichen Perfektionismus verzichten? Und so Überraschendes leisten können, in überraschend kurzer Zeit?

Ihr mentaler Rahmen steuert Ihre Zeitvorgaben

Die interessante Frage ist damit: Wie schätzen Sie bei anstehenden Aufgaben den Zeitaufwand ein? Wahrscheinlich geschieht das zumeist auf der Basis bisheriger Erfahrungen. Sie denken, dass Sie 3 Stunden für einen Bericht brauchen, weil Sie ihn schon immer in 3 Stunden erledigt haben. Hierbei geht es um die Macht der Gewohnheit oder, präziser gesagt, um Ihren „mentalen Rahmen“, der für diese Festlegung sorgt. Dass die Festlegung zumeist unbewusst geschieht, gibt dieser noch mehr Gewicht. Wer sagt Ihnen aber, dass Sie tatsächlich 3 Stunden brauchen, um den Bericht zu schreiben?

Verändern Sie Ihren mentalen Rahmen: 

Die 50-%-Übung: Machen Sie doch einmal die folgende Übung – sie dient Ihnen dazu, dass Sie Ihren mentalen Rahmen ganz unkompliziert flexibler machen. Fragen Sie sich:

„Was würde geschehen, wenn ich nur noch die Hälfte meiner jetzigen Arbeitszeit zur Verfügung hätte?“

Mögliche Maßnahmen:

·         Bewerten Sie die Wichtigkeit jeder Einzelaufgabe neu, und zwar nach folgendem Prinzip: „Alles, was nicht unerlässlich ist, ist unnötig.“  Zögern Sie nicht, alles Unnötige zu streichen. Ihnen wird an dieser Stelle auch bewusst werden, dass einige nebensächliche (und damit genaugenommen unnötige) Arbeiten ausgesprochene Zeitfresser sind.

·         Berechnen Sie für jede Aufgabe neu, wie viel Zeit Sie tat-sächlich für deren Erledigung benötigen. Überwinden Sie dabei die Automatismen Ihres mentalen Rahmens und nutzen Sie die Erfahrungen aus Zeitdruck-Situationen.

·         Seien Sie kreativ und offen. Wie können Sie Aufgaben anders angehen? Wie machen es Kollegen, die anders „ticken“ als Sie? Wie machen es deutlich jüngere/ältere Kollegen.

·         Sie können durch eine einmalige Zeitinvestition in Zukunft regelmäßig Zeit einsparen, beispielsweise, indem Sie Vorlagen verfassen für wiederkehrende Aufgaben, oder einen Mitarbeiter einarbeiten, um an ihn delegieren zu können, oder sich einen externen Zuarbeiter suchen, der Ihnen bestimmte Aufgaben abnimmt.

·         Gehen Sie mit Ihren Vorstellungen an die äußerste Grenze. Was würden Sie tun, wenn Ihnen nicht einmal mehr die Hälfte, sondern nur noch ein Drittel der bisherigen Zeit zur Verfügung stünde?

So setzen Sie die reale gegen die mentale Zeit:

3 Tipps

1.     Ein arabisches Sprichwort lautet: „Für den, der sie zu füllen weiß, hat ein Tag Tausende von Taschen.“ Lernen Sie den Wert der Zeit kennen. Jede Stunde ist kostbar. Fragen Sie sich immer wieder: „Was kann ich innerhalb einer Stunde leisten?“

2.       Wenn Sie Ihre Zeitvorgaben so stark beschränken, dass Sie in eine Art Dauerstress geraten, sind Sie zu weit gegangen. Das braucht Sie aber nicht zu beunruhigen. Am Anfang steht immer eine Phase der Anpassung.

3.       Betrachten Sie die Fristenverkürzung als ein Spiel. Nehmen Sie Ihre Rolle darin ernst, aber vergessen Sie nicht, dass es sich hierbei vor allem um ein Spiel handelt. Der Spielaspekt ermöglicht es Ihnen, zu Ihrer Arbeit eine gewisse Distanz zu wahren. Dies ist eines der Geheimnisse der Ausgeglichenheit... und des Erfolgs. Denn das eine ist ohne das andere nicht denkbar.

Aus: Die Allrounderin im Office (Ausgabe 2/2016)
Herausgeberin: Johanna Schlamp-Ogawa (Media For Work – AIO)

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