Sagen Sie klar, worum es geht.

Sicherlich können auch Sie ein Lied davon singen: Kollegen, die gesetzte Termine und Fristen nicht einhalten.  Wenn das auch auf Ihre Kollegen zutrifft und Sie das gern verändern möchten, unterstützen unsere Texte Sie wirkungsvoll dabei. Schicken Sie Termine und Erinnerungen immer schriftlich und formulieren Sie konkrete Abgabetermine.  Am besten sogar unter Angabe der Uhrzeit. Wenn die Kollegen ihren Pflichten dann trotzdem nicht   rechtzeitig nachkommen, erinnern und mahnen Sie freundlich, aber bestimmt.

 

Es gibt keinen Grund, sich zu entschuldigen

Machen Sie sich auf keinen Fall zur Mitschuldigen. Ihre Kollegen haben ihre Bummeleien selbst zu verantworten. Diese Formulierung nutzen Sie besser nicht: „Vielleicht hätte ich Sie gestern noch einmal kurz an den Abgabetermin erinnern sollen. Hoffentlich werden Sie jetzt noch rechtzeitig fertig.“ Meine Meinung: Mit dieser Formulierung erzeugen Sie keinen Druck – im Gegenteil: Sie liefern dem Bummler gleich die passende Ausrede. Klarer mahnen Sie so:  Diese Mahnung macht freundlich und bestimmt Druck. „Sie wissen, dass Hubert Seiwert die Verkaufszahlen morgen früh der Geschäftsführung vorlegen muss. Bitte geben Sie sie bis spätestens 16:00 Uhr ab. Je früher Sie es schaffen, umso eher kann Herr Seiwert noch einen Blick darauf werfen und Ihnen Änderungswünsche durchgeben.“

 

Formulieren Sie mit Humor

Erinnerungen und Mahnungen sind immer auch Kritik – und deshalb unangenehm für den Empfänger. Formulieren Sie deshalb locker, wohlwollend und mit einer Prise Humor. Dann wird der Empfänger denken: „Das kriege ich noch rechtzeitig hin.“ Er wird sich motiviert ans Werk machen. Beschimpfungen haben in der Erinnerung nichts zu suchen: „Sie haben das   Protokoll der Besprechung zum Projekt ‚Schulstraße‘ nicht zum vereinbarten Termin erstellt. Das ist schlechter Stil.  Herr Peters legt viel Wert auf Pünktlichkeit und ist verärgert. Liefern Sie bis heute 17:00 Uhr – pünktlich!“ Diese Formulierung macht zwar effektiv Druck, aber sie ist auch verletzend und wirkt demotivierend. Zudem wirkt sie steif und verbissen. Eine freundliche Erinnerung sieht so aus: „Florian Peters wartet schon mehr als gespannt auf Ihr Protokoll von der Projektbesprechung ‚Schulstraße‘. Leider haben Sie es nicht, wie vereinbart, am Freitag abgegeben. Da Herr Peters morgen eine Strategiesitzung leitet, muss er noch heute alle Informationen bekommen. Lassen Sie ihn nicht im Stich! Schicken Sie uns das Protokoll bitte bis heute um 17:00 Uhr. Danke!“

 

So fordern Sie locker auf.

  • ·         Verwenden Sie ein Sprichwort oder ein Zitat.
  • ·         Formulieren Sie originell.
  • ·         Geben Sie Ihrem Schreiben einen regionalen Farbtupfer. Wenn Sie in Süddeutschland arbeiten, können Sie zum Beispiel statt „Es ist eilig!“ schreiben: „Es pressiert!“

 

Verstärken Sie Ihre Botschaft durch ein Foto oder eine Zeichnung

Beispiele:

  • ·         ein Vergissmeinnicht
  • ·         ein Vogel, der Ihre Nachricht nochmals „von den Dächern pfeift“ – das kann immer mal ein anderer sein
  • ·         ein Polizist, der etwas in ein Sprachrohr ruft
  • ·         ein Knoten im Taschentuch
  • ·         Geben Sie einen Tipp aus der Praxis. Machen Sie auf die Outlook-Erinnerungsfunktion aufmerksam.

Wie Sie demotivierende Erinnerungen vermeiden

Auf keinen Fall dürfen Ihre Aufforderungen, Mahnungen, Fristsetzungen arrogant oder gar unverschämt rüberkommen. So erhöhen Sie den Druck.

 

Sie müssen schon zum zweiten Mal bei einem Kollegen nachhaken?  Ein Mal sollte genügen.  Erinnern Sie den Kollegen erneut per E-Mail und leiten Sie – für den Kollegen sichtbar – dieses Schreiben „cc“ an Ihren Chef weiter. Eine dritte Erinnerung werden Sie sich bestimmt sparen können. Aber was tun Sie, wenn ein Kollege Ihr Nachhaken wiederholt ignoriert oder Sie genau wissen: „Den muss ich immer mehrfach bitten – auf Anhieb erledigt er nichts.“?

 

Holen Sie Ihren Chef ins Boot

Wenn Sie so einen „Härtefall“ haben, sprechen Sie mit Ihrem Chef. Schlagen Sie vor, im Namen Ihres Chefs ein Schreiben zu formulieren, in dem Sie den Mitarbeiterverwarnen.  Bitten Sie Ihren Chef dann darum, den Brief von seinem E-Mail-Account zu verschicken.  Damit verstärkt er den Druck, den Sie schon aufgebaut haben. Wetten, dass sich der Kollege in Zukunft nicht mehr zweimal bitten lässt? Oft braucht es einige Zeit und Hartnäckigkeit, bis die Mitarbeiter die Assistentin wirklich als Vertreterin des Chefs akzeptieren.


Autor: Dunja Schenk


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