3.01.19

Mit diesen Prinzipien schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und im Büro!

Das neue Jahr hat gerade begonnen. Das ist Ihre Chance, um Liegengebliebenes zu erledigen. Und selbst wenn es nicht wesentlich ruhiger wird – mit dem „Minuten-Prinzip“ (s. u.) können Sie jederzeit loslegen! Denn ein überfüllter Schreibtisch sorgt für ein permanent schlechtes Gewissen, für das ungute Gefühl, zu viel zu tun zu haben, für unproduktive Suchzeiten und für verminderte Konzentrationsfähigkeit

 

Die folgenden Prinzipien werden Ihnen bei Ihrem Neujahrsprojekt „Leerer Schreibtisch“ helfen:

 

1. Das Minuten-Prinzip: Mal eben zwischendurch macht keine Mühe
Warten Sie nicht auf den Tag, an dem Sie „mal ganz gründlich für Ordnung sorgen werden“, sondern nutzen Sie nach dem Minuten-Prinzip kontinuierlich kurze Pausen für Aufräum- und Ausmistarbeiten.

 

Das können Sie beispielsweise tun, wenn Sie zwischendurch mal ein paar Minuten Zeit haben:

 

·         Suchen Sie für ein nutzloses Objekt, das „schon immer“ auf Ihrem Schreibtisch stand, einen anderen Platz – oder verschenken Sie es bzw. werfen Sie es weg. Auch eher unpraktische oder hässliche Objekte (wie oftmals bei Werbegeschenken der Fall) sollten Sie entfernen und gegebenenfalls durch wirklich funktionierende oder schöne Gegenstände ersetzen.

·         Finden Sie für ein Dokument, das Sie auf dem Schreibtisch zwischengeparkt haben, eine Heimat, oder werfen Sie es weg.

·         Räumen Sie ein paar Gegenstände auf, die herumliegen, obwohl sie eigentlich einen festen Platz haben.

 

Beginnen Sie in solchen Minuten-Momenten jedoch keine größeren Aufräumarbeiten, die Sie dann auf halber Strecke abbrechen müssen – das ist unbefriedigend. Räumen Sie lieber eine kleine Schublade (oder auch nur eine Schachtel in dieser Schublade) komplett auf.

 

 

2. Das „Berührt, geführt!“-Prinzip: Stapel einfacher abarbeiten

Auch Stapel können Sie gut immer mal wieder zwischendurch in Angriff nehmen. Wenn es sich dabei um langsam gewachsene Stapel mit gemischten älteren Unterlagen handelt, sollten Sie sich auf das „Berührt, geführt!“-Prinzip verpflichten: Was immer Sie zur Hand nehmen, Sie werden jetzt sofort eine Entscheidung treffen und es entweder wegwerfen, ablegen, erledigen oder weiterleiten.

 

Unser Tipp: Stapel falsch herum angehen

Das „Berührt, geführt!“-Prinzip setzen Sie am leichtesten um, indem Sie den Stapel drehen, sodass die Rückseiten der Unterlagen nach oben zeigen. Der Vorteil dieser Methode ist ein psychologischer: Sie gehen unbefangener ans Abarbeiten, wenn Sie nicht schon im Voraus wissen, was da auf Sie zukommt. Zumal solche Stapel typischerweise viele „alte Freunde“ enthalten: Unterlagen, die Sie schon mehrfach in der Hand gehabt und wenig begeistert wieder

weggelegt haben. Nehmen Sie sich einfach vor, jetzt das zuoberst liegende Dokument zu erledigen, komme, was da wolle. Wenn Sie Glück haben, geht es nur darum, es in den Papierkorb zu befördern!

 

3. Das Schriftlichkeits-Prinzip: Größere Optimierungen notieren

Legen Sie sich To-do-Listen an (und bewahren Sie diese in Griffweite auf), auf denen Sie alles notieren, was länger dauert als die eben erwähnten Minuten-Momente. Beispielsweise:

·         Fachbücher sortieren

·         Unterlagen ins Archiv auslagern

·         Schrank aufräumen

·         PC-Ablage nach nicht mehr benötigten Dateien durchsuchen

·         funktionierende E-Mail-Ablage einrichten

 

4. Das Prinzip des fremden Blicks: Energie von außen holen

Eine hilfreiche Ergänzung des Minuten-Prinzips ist das Prinzip des fremden Blicks: Sehen Sie sich für Ihre Aufräumaktion Ihren Schreibtisch, Ihre Regale und andere Ablageflächen so an, als sähen Sie sie zum 1. Mal. Sie werden auf diese Weise wahrscheinlich so einiges entdecken, was überflüssig oder ungeordnet herumliegt.



5. Das Instandhaltungs-Prinzip: Alles betriebsbereit halten

Zu einem allgemeinen – und immer destruktiven! – Gefühl der Unordnung tragen auch Arbeitsmittel bei, die nicht funktionieren. Machen Sie es sich zum Prinzip, sich für die Instandsetzung Ihrer Arbeitsmittel immer direkt Zeit zu nehmen (oder diese Aufgabe direkt zu delegieren): Das gilt für die Mine im Drehbleistift ebenso wie für den kaputten Ordner oder das Heftgerät ohne Heftklammern.



6. Das Abschluss-Prinzip: Aufgaben sichtbar beenden

Gewöhnen Sie es sich an, nach jedem Abschluss einer Aufgabe alle dafür benötigten Unterlagen konsequent wegzuräumen, bevor Sie mit der nächsten beginnen. Sehen Sie das nicht als Last, sondern als positives Zeichen dafür, eine Aufgabe abhaken zu können. Weiterer psychologischer Vorteil: Sie sind auf diese Weise motiviert, Aufgaben auf einen Rutsch fertigzustellen und nicht auf halber Strecke (wenn der 1. Schwung vorbei ist) auf später zu verschieben. So vermeiden Sie einen großen Zeitfresser!

 

Autor: Susanne Roth

 

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