Tipp 1: Beachten Sie bei E-Mails alle Regeln, die für jeden Geschäftsbrief gelten.

Nur weil eine E-Mail den Empfänger schneller erreicht als ein Brief, heißt das nicht, dass Sie beim Schreiben schneller und damit weniger sorgfältig sein sollen.  Denn für E-Mails gilt derselbe Qualitätsanspruch wie für Briefe.

Tipp 2: Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.

Wie viele E-Mails erhalten Sie am Tag? 20, 30? Das geht  noch. Einige erhalten über 100 E-Mails. Da muss der  Betreff aussagekräftig sein, sonst besteht die Gefahr,  dass die E-Mail ungelesen in den Papierkorb wandert.  Größter Fauxpas: Ihre E-Mail hat gar keinen Betreff.  Passen Sie den Betreff an, wenn sich Inhalte verändern  oder neue dazukommen. So wird aus dem Betreff „Terminvorschläge“ beispielsweise dann „Terminbestätigung 20. Oktober 2016“.

Tipp 3: Verzichten Sie auf Emoticons in Business-E-Mails.

Was für private E-Mails gilt, gilt noch lange nicht für  geschäftliche. Peppen Sie Ihre privaten E-Mails ruhig mit Smileys auf. Aber bitte verzichten Sie darauf in Geschäfts-E-Mails. Smileys sind ein Gag und haben deshalb nichts in den Business-E-Mails zu suchen.

Tipp 4: Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie verständlich.

Reden Sie nicht drum herum, sondern kommen Sie zum Punkt. Füllwörter, endlos lange Sätze und Floskeln  haben in Ihren E-Mails nichts zu suchen. Sie schreiben E-Mails, weil es schnell gehen soll. Genauso schnell  sollte der Empfänger Ihre Nachricht lesen können. Auch für E-Mails gilt, dass sie übersichtlich gestaltet  sein sollten. Machen Sie zirka alle fünf Zeilen eine Absatzschaltung. Damit erleichtern Sie dem Empfänger die Lektüre.

Tipp 5: Machen Sie nicht alle Empfängernamen sichtbar.

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, achten Sie darauf, dass nicht alle E-Mail-Adressen zu sehen sind, wenn der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt sein soll. Das bedeutet, dass die Adressen weder im Feld „An“ noch im Feld „Cc“ auftauchen  dürfen. Packen Sie alle Adressen in „Bcc (Blind Carbon  Copy), dann kann niemand sehen, wer die E-Mail noch  alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail-Adresse tragen  Sie in „An“ ein. Achtung:  Die Funktion „Antwort an alle “ sendet die Antwort nur an die sichtbaren Empfänger.

Tipp 6: Vermeiden Sie eine Inflation der Prioritäten.

In Outlook haben Sie die Möglichkeit, ein Ausrufezeichen mit Ihrer E-Mail zu verschicken. Sie signalisieren  dem Empfänger damit, dass es sich um eine besonders  dringende Nachricht handelt. Wenn dem nicht so ist,  setzen Sie bitte kein Ausrufezeichen. Verwenden Sie das Ausrufezeichen nur für dringende E-Mails.

Tipp 7: Denken Sie an die Signatur.

Zu einer Geschäfts-E-Mail gehört, dass Sie an deren Ende Ihre vollständigen Kontaktdaten nennen: Name, Position, Name des Unternehmens mit Rechtsform, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Homepage. Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, gehören die Pflichtangaben, wie Sie sie von normalen Geschäftsbriefen kennen, mit in die Signatur, zum Beispiel Handelsregisternummer und Name des Geschäftsführers.

Tipp 8: Schreiben Sie nicht alles klein.

Immer mal wieder tauchen E-Mails auf, in denen alles klein geschrieben ist. Die deutsche Sprache unter- scheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Und die  Regeln dafür werden mit einer E-Mail nicht ungültig.  Also schreiben Sie nach den Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung. Mit der Taste F7 schalten Sie unter Outlook die Rechtschreibprüfung ein.

Tipp 9: Reagieren Sie schnell.

Wer sich für die Kommunikation per E-Mail entschieden hat, rechnet mit einer schnellen Antwort. Deshalb gilt: Versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, zumindest mit einem kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern werden.

Tipp 10: Verwenden Sie die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ nur in besonderen Fällen.

Wenn Sie diese Funktion für jede E-Mail automatisch  eingestellt haben, wird der Empfänger die Frage, ob  eine Bestätigung gesendet werden soll, immer nur genervt ablehnen. Dann erhalten Sie auch keine Bestätigung, wenn es einmal wichtig wäre.  

Autor: Nadine Effert